Bedrucken von Einzahlungsscheinen

Unsere grosse Fakturierungslösung kann orange Einzahlungsscheine bedrucken und – dadurch – elektronische Rechnungen im PDF-Format erstellen. Immer mehr Rechnungen werden nur noch per eMail versandt oder für den Download bereitgestellt. Die Schweizer Bundesbehörden akzeptieren ab 2016 nur noch eRechnungen. Auf diese Weise kann der elektronische Zahlungsverkehr kostensparend automatisiert werden. Die PDF-Rechnungen können auch ausgedruckt werden, am einfachsten auf handelsüblichem A4-Briefpapier mit integrierten Einzahlungsscheinen.  In der Rechnungsdatenbank wird die Codierzeile hinterlegt, die sich unten rechts auf dem Einzahlungsschein befindet. Sie kann entweder von einem Original-Einzahlungsschein von der Bank eingelesen oder nach den Vorgaben der Bank selbst generiert werden.

Zum Einlesen haben sich der Lesestift PayPen und der robustere Belegleser Giromat CLX.G75 von Crealogix bewährt, die sich beim Erfassen von Kreditoren-Rechnungen für das eBanking als doppelt nützlich erweisen. Bei einem grossen Rechnungsvolumen empfiehlt es sich, den Giromat einzusetzen und die Codierzeilen zunächst in eine Excel-Tabelle einzulesen. Von dort aus werden sie dann Rechnung für Rechnung in die Rechnungsdatenbank kopiert. Beim Speichern werden die Referenznummer und die Rechnungsnummer aus der Codierzeile extrahiert. Die Rechnungsnummer kann auch nach einem eigenen Schema erzeugt werden, etwa aus der zweistelligen Jahreszahl und einer vierstelligen fortlaufenden Nummer, die der Codierzeile entstammt. Die letzte Rechnung des alten und die erste Rechnung des neuen Jahres können dann bspw. so aussehen: 150823 und 160824.

Codierzeilen, die mit 042> beginnen, enthalten keinen Betrag. Sie können als einzige eingelesen, genauso gut aber auch generiert werden wie die Codierzeilen, die einen Zahlungsbetrag enthalten und daher generiert werden müssen. Manche Banken verlangen sogar, dass auf Einzahlungsscheinen, deren Codierzeile keinen Betrag enthält, auch kein Betrag vorgedruckt wird (cf. Abbildung). Codierzeilen des Typs 042> kommen zwangsläufig zum Einsatz, wenn der Zahlungsbetrag variieren kann, je nach dem, ob Skonto in Anspruch genommen oder ein Teil des Zahlungsbetrages in WIR gezahlt werden kann. Bei vielen Debitoren- und vielen Kreditorenrechnungen empfiehlt sich der Giromat. Gibt es jedoch nur eine hohe Anzahl von Debitorenrechnungen, werden die Codierzeilen besser generiert. Für das eBanking reicht in dem Fall ein PayPen.

Wenn der Zahlungsbetrag exakt so bezahlt werden muss, wie er auf dem Einzahlungsschein aufgedruckt ist, wenn Abzüge folglich unzulässig sind, empfiehlt sich – umgekehrt – die Verwendung von Codierzeilen, die den Betrag bereits enthalten. Solche Codierzeilen müssen generiert werden, sind 10 Stellen länger als die bereits vorgestellten und beginnen immer mit 01. Der Betrag in Rappen wird rechtsbündig von der Position 12 aus bis maximal zur Position 3 untergebracht. Rechnungen mit einem Zahlungsbetrag in der Codierzeile können vollautomatisch – und damit auch schneller – verarbeitet werden. Sie machen darüber hinaus einen noch professionelleren Eindruck auf den Empfänger als bereits die individuellen Einzahlungsscheine ohne festen Betrag.

Während man sich die Excel-Tabelle zum Einlesen von Codierzeilen selbst anlegen kann, ist dies für das Generieren von Codierzeilen (mit oder ohne Betrag) schon schwieriger, da diese auch Prüfziffern enthalten, die nach einem speziellen Algorithmus gebildet werden. Einer unserer Partner fertigt eine solche Excel-Tabelle nach Ihren Vorgaben und in Absprache mit Ihrer Bank an. Zu diesen Vorgaben gehört auch die Möglichkeit, in die Codierzeile eine eigene Rechnungsnummer zu integrieren, die ebenfalls in der Excel-Tabelle erfasst wird. Die abgebildete Tabelle ist geschützt. Zu Beginn des Jahres werden in der Spalte B mit der Funktion 'Datenreihe ausfüllen' genügend Rechnungsnummern hinterlegt. Eingaben sind im laufenden Betrieb nur in Spalte C möglich. In Spalte D wird dann die betreffende Codierzeile zu Rechnungsnummer und Betrag angezeigt. Sie lässt sich ganz einfach in die Fakturierungslösung kopieren…