Entscheidungshilfe

Unseren Fakturierungslösungen liegt zunächst unsere Standardlösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU-Lösung) zugrunde, welche sie mit jener Funktionalität ausstattet, die zur Gewinnung und Betreuung von Kunden oder Mitgliedern eingesetzt wird, was als Customer Relationship Management (CRM) (Kundenbeziehungs-Management) bekannt ist. Die wichtigsten Merkmale der KMU-Lösung präsentieren wir Ihnen auf der Seite Kundengewinnung / Kundenbetreuung. Es gibt aber auch gemeinsame Merkmale, die nur auf unsere Fakturierungslösungen zutreffen und mit denen wir an dieser Stelle beginnen…

• Rechnungsadressen sind geschützt: sobald eine Rechnung erstellt wurde, kann die Rechnungsadresse nicht mehr gelöscht werden.
• Die Berechtigung zur Bearbeitung von Rechnungsadressen kann auf einzelne Mitarbeiter beschränkt werden.
• Bei jeder Rechnungsadresse werden die Umsätze der letzten drei Jahre und der Gesamtumsatz ausgewiesen. So können Sie Ihre Top-Kunden ermitteln und die Prioritäten für Ihre Kundenbetreuung festlegen.
• Jeder Rechnung wird eine Währung und ein Bankkonto zugeordnet.

• Die Mehrwertsteuer kann hereingerechnet oder herausgerechnet werden, was dann für sämtliche Rechnungen gilt.
• Die Umsätze und die Zahlungseingänge des Monats, des Vormonats oder eines angebbaren Zeitraums sowie die Offene Posten-Liste und jeder Jahresumsatz mit einem Kunden können selektiert und/oder als Listen ausgegeben werden (Bildschirm | Drucker | PDF).
• Die Rechnungsdaten können auch per Click in eine Excel-Datei exportiert werden, damit sie vom zuständigen Treuhandbüro in die Debitoren-Buchhaltung eingelesen und/oder direkt in Excel ausgewertet werden.
• Bis zu 14 wichtige Dokumente (Word, Excel, PDF, Photos etc.) können direkt bei der Adresse hinterlegt werden.

• Im Fall von Stornierungen wird das Stornierungsdatum in der Rechnungsdatenbank erfasst. Beim Speichern werden der Nettobetrag, der MWST-Betrag und der Zahlungsbetrag entfernt sowie der Gesamtumsatz und der Jahresumsatz neu berechnet.
• Rechnungen desselben Zahldatums können manuell umsortiert werden, damit sie der Reihenfolge auf den Kontoauszügen entsprechen.
• Unsere Lösungen bieten einen hohen Investitionsschutz, auch weil sie sich stets an neue Anforderungen anpassen lassen. Sie steigern die Effizienz und amortisieren sich meistens schon im ersten Betriebsjahr.

• Rechnungen werden einzeln in Word für Windows erstellt, die Posten werden in einer Word-Tabelle bzw. in einer eingebetteten oder einer verknüpften Excel-Tabelle erfasst und berechnet. Eine integrierte Excel-Tabelle erlaubt die Verwendung eines Artikelstamms, begrenzt aber die Anzahl der Posten, da die Tabelle auf eine Seite passen muss.
• Identisch aufgebaute Rechnungen für ganze Adressatengruppen, etwa die Beitragsrechnungen für die Einzelmitglieder eines Vereins oder eines Verbandes, werden mit Word für Windows-Serienbriefen erstellt.
• Den Rechnungen werden vorgedruckte Einzahlungsscheine beigelegt, es werden keine Einzahlungsscheine bedruckt oder gedruckt.
  
• Die Dokumente der Rechnungen (Word-Datei | PDF) werden in der Rechnungsdatenbank hinterlegt und können von dort aus wieder geöffnet werden.
  

• Weitere Dokumente können bei Bedarf ebenfalls in Word erstellt und für den schnellen Zugriff bei der Adresse (Offerten) oder bei der Rechnung (Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften) hinterlegt werden.
  
• In der Rechnungsdatenbank werden nur die Rechnungsbeträge festgehalten, mit Ausnahme der Spesen, welche separat erfasst werden, da sie in die Berechnung der Umsätze nicht einfliessen.
  
• Pro Rechnung kann nur ein Mehrwertsteuer-Satz angegeben werden, weil die Rechnungsdatenbank keine Rechnungsposten enthält.
  
• Auf den Rechnungsbetrag kann Skonto gewährt werden, das als Prozentsatz oder als Betrag eingegeben werden kann. Bei Bedarf können wir die Lösung von Skonto auf Rabatt umstellen.
  

• Die Rechnungen werden einzeln in der Fakturierungslösung erstellt und als PDF gespeichert. Dasselbe gilt für Gutschriften.
• Pro Rechnung gibt es eine Rechnungs- und eine Lieferadresse. Bei Bedarf werden Lieferscheine per Click erstellt und als PDF hinterlegt.
• Standardisierbare Rechnungsposten werden komfortabel als Artikelstamm hinterlegt. Dort kann zugleich ein Buchhaltungskonto (mit Bezeichnung) – und ggf. ein Einzelpreis – zugeordnet werden.
• Zu jeder Rechnung können beliebig viele Rechnungsposten erfasst oder aus dem Artikelstamm eingefügt werden. Jeder Posten wird einem Mehrwertsteuersatz (normal | reduziert | keine MWST) zugeordnet. Auf der Rechnung werden die Beträge nach MWST-Sätzen aufgeschlüsselt.
• Pro Posten kann ein Rabatt gewährt werden, der als Prozentsatz oder als Betrag eingegeben werden kann.

• Die Codierzeilen von orangen Einzahlungsscheinen können entweder eingelesen oder (mit / ohne Rechnungsbetrag) generiert werden. Damit können Sie Briefbögen mit integrierten Einzahlungsscheinen bedrucken und Rechnungen per eMail versenden, wie es die Schweizer Bundesbehörden ab 2016 verlangen.
• Aus den Codierzeilen werden in dem Fall die Referenznummern und die Rechnungsnummern extrahiert. Die Rechnungsnummern können auch nach einem ganz individuellen Schema komponiert werden.
• Die Einzahlungsscheindaten können für Mahnungen weiterverwendet werden. Mahnungen können auf drei Stufen erstellt und als PDF gespeichert werden. Sowohl Einzelmahnungen als auch Mahnläufe sind möglich. Das Fälligkeitsdatum wird aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel errechnet. Mahngebühren und Mahnstops werden berücksichtigt.

• In der Rechnungdatenbank kann pro Rechnung ein WIR-Anteil als Betrag erfasst werden, der dann auf der Rechnung erscheint.
• Alle Rechnungsdaten inklusive Buchhaltungskonto können Sie auf Postenebene nach frei definierbaren Schemata (Konstellationen von Feldern in einer bestimmten Reihenfolge) genau in der Form nach Excel exportieren, wie sie von der externen Treuhand in die Debitorenbuchhaltung importiert werden können.

• Die Rechnungsdaten können bereits vor dem Einfügen der Codierzeile eines Einzahlungsscheins zur Erstellung einer Offerte genutzt und als PDF hinterlegt werden.
• Einzelne Rechnungen können mit sämtlichen Posten kopiert werden, um sie für eine neue Rechnung – etwa bei gleichbleibenden Monats- oder Jahresrechnungen – oder für eine Gutschrift abzuwandeln.