Kleine Fakturierunglösung

Unsere kleine Fakturierungslösung wird bei geringeren Anforderungen an die Fakturierung eingesetzt. Die Rechnungen werden per Click von der Adresse aus angelegt und gespeichert, allerdings in Word für Windows. In der Rechnungsdatenbank wird zuvor ein Datensatz angelegt, in dem der Rechnungsbetrag abzüglich Spesen festgehalten wird. Darüber hinaus kann Skonto gewährt und ein MWST-Prozentsatz eingegeben werden, woraus beim Speichern der Nettobetrag, der MWST-Betrag und der Zahlungsbetrag errechnet werden. An Word für Windows wird aber nur ein Teil der Daten übergeben: Rechnungsadresse und Kundennnummer, Bestelldatum und Rechnungsdatum. Sogar die Rechnungsnummer wird von Word für Windows selbst erzeugt und als Dateiname verwendet. Die  Rechnungsposten werden ausschliesslich in der Rechnung erfasst, sei es in einer Word-Tabelle, sei es in einer eingebetteten oder verknüpften Excel-Tabelle. Insofern werden einige wenige Daten doppelt erfasst.

Die Rechnungen lassen sich jederzeit von der Adresse aus wieder öffnen. Ein PDF zum Word-Dokument kann ebenfalls im Datensatz der Rechnungsdatenbank hinterlegt werden. Auch für weitere Dokumente (Offerte, Mahnungen) sind Felder vorhanden (cf. Grafik). Die Bank, die fortlaufende Nummer des Einzahlungsscheins und die Währung werden in der Rechnungsdatenbank festgehalten. Vorgabewerte nehmen einen Grossteil der Arbeit ab. Zu den Rechnungsadressen werden aus den Nettobeträgen der Rechnungen der Gesamtumsatz sowie die Umsätze der letzten drei Jahre ermittelt und ausgewiesen. Daraus wiederum lassen sich ganz einfach die Top-Kunden selektieren. Wird bei einer Rechnung ein Datum im Feld 'Stornierung' eingegeben, werden beim Speichern Nettobetrag, MWST-Betrag und Zahlungsbetrag wieder entfernt und die Umsätze neu berechnet. Die Rechnungen desselben Zahldatums können manuell gemäss Kontoauszug sortiert werden.

Sämtliche Debitoren-Informationen lassen sich als Liste anzeigen, ausdrucken oder in ein PDF ausgeben. Für die Umsätze und für die Zahlungseingänge sind Selektionen für den aktuellen Monat, den Vormonat und einen angebbaren Zeitraum vorbereitet:

Als Voreinstellung wird immer das laufende Jahr verwendet, doch jede Periode ist einstellbar. Eine Offene Posten-Liste ist ebenfalls abrufbereit.